Confidentialité des renseignements personnels
La Manitoba Teachers’ Society (MTS) comprend l’importance de la vie privée de ses membres et de la sensibilité des renseignements personnels. La MTS s’est engagée à protéger la confidentialité des renseignements personnels au cours de leur collecte, de leur utilisation et de leur divulgation. La présente politique précise comment la MTS gère les renseignements personnels de ses membres et protège leur caractère confidentiel.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Un renseignement personnel est tout renseignement qui permet d’identifier une personne donnée. Il peut s’agir de son nom, de son âge, de son revenu, de son origine ethnique, de son adresse électronique personnelle, de son adresse à domicile, et de son numéro de téléphone à domicile. Les renseignements personnels ne comprennent pas l’appellation d’emploi, l’adresse d’affaires et le numéro de téléphone d’affaires d’un employé. Ces renseignements sont connus sous le nom de renseignements de carte d’affaires ou renseignements non personnels. La MTS a recours à la fois aux renseignements personnels et non personnels pour offrir des services à ses membres.

Collecte de renseignements personnels
La MTS recueille et utilise des renseignements personnels afin d’offrir des services à ses membres et d’élaborer et de rehausser les services offerts. Par exemple, la MTS recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins suivantes :

• créer une liste d’envoi pour la distribution du matériel produit par la MTS;
• communiquer avec les membres pour présenter les activités de la MTS;
• conserver des renseignements sur ses membres;
• administrer les régimes d’avantages sociaux;
• faire la collecte des contributions;
• enquêter sur les griefs, les traiter et les arbitrer;
• enquêter sur les conflits de travail;
• compiler des statistiques pour la MTS;
• pourvoir aux besoins de perfectionnement professionnel.

La MTS a recours à divers moyens pour recueillir les renseignements personnels de ses membres, notamment les suivants :

• offre volontaire de renseignements par les membres;
• formulaires d’inscription aux congrès et aux ateliers;
• renseignements fournis par les divisions scolaires.

Comment la MTS utilise les renseignements personnels
Les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et divulgués à l’une ou l’autre des fins indiquées ci-dessus. Les renseignements recueillis sont utilisés pour que la MTS s’acquitte de ses obligations à l’égard de ses membres, telles que stipulées dans le manuel des politiques de la MTS, y compris les statuts et le règlement intérieur de l’organisme, afin de leur offrir des services particuliers, au besoin, et de remplir son rôle d’agent de négociation pour ses membres. Les utilisations des renseignements personnels comprennent les suivantes :

• identifier les membres;
• confirmer l’admissibilité des membres aux services;
• se conformer à diverses exigences professionnelles, légales et réglementaires;
• offrir des services de traitement des griefs, des services juridiques et une aide;
• mener des recherches.

Aucun consentement requis
La MTS n’exige pas la connaissance et le consentement de ses membres avant de recueillir et d’utiliser leurs renseignements personnels lorsque ces derniers sont exigés pour enquêter sur une rupture de contrat ou une contravention à une loi.

Consentement
Lorsque les membres remplissent un formulaire de demande de prestations aux termes du Régime de prestations d’invalidité ou signent tout formulaire de la MTS, ils consentent à l'utilisation par cette dernière de leurs renseignements personnels aux fins indiquées ci-dessus et à l’échange de ces renseignements avec des tierces parties.

Divulgation des renseignements personnels
Dans certaines circonstances, la MTS divulguera les renseignements personnels de ses membres :

• lorsque les membres ont consenti à une telle divulgation;
• si la divulgation est nécessaire pour se conformer à une assignation à témoigner, à un mandat ou à une ordonnance délivré par un tribunal, une personne ou un organisme ayant l’autorité de contraindre la présentation de renseignements ou pour se conformer aux règles de la cour relatives à la production de registres;
• lorsque les services offerts par la MTS exigent qu’elle communique des renseignements à une tierce partie (p. ex., administrateurs de régimes d’avantages sociaux, services de courrier), le consentement des membres est implicite, sauf si ces derniers indiquent le contraire.
• lorsque les renseignements sont utilisés pour agir dans une situation d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.

Limites de l’utilisation et de la conservation des renseignements personnels
La MTS ne divulguera aucun renseignement de nature délicate à une autre fin que les fins pour lesquelles les membres ont consenti la divulgation de leurs renseignements personnels. Les membres peuvent retirer leur consentement en tout temps, après l’envoi d’un avis raisonnable et sous réserve des restrictions légales ou des limites contractuelles établies.

Les renseignements personnels sont conservés par la MTS pendant la période raisonnable nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis. À la date d’expiration d’une telle période, la MTS détruit les renseignements personnels en utilisant des moyens appropriés.

La MTS recueille des renseignements sensibles, tels que des renseignements médicaux personnels, dans le cadre de son offre de services à ses membres. Ces renseignements peuvent être nécessaires à des fins de règlement d’un différend au travail ou d’un grief, d’assurance ou d’utilisation par les programmes d’aide aux employés. Des mesures particulières, telles que l’accès réglementé aux dossiers physiques et électroniques, ont été adoptées pour veiller à ce que les données soient traitées de manière sécuritaire.

Sécurité des renseignements personnels
La MTS prend toutes les précautions nécessaires pour veiller à ce que les renseignements personnels soient protégés contre toute perte, ainsi que contre tout accès, modification ou divulgation non autorisé. Les mesures de protection comprennent les suivantes :

• sécurité des locaux;
• entreposage des dossiers dans des classeurs ou des bureaux sécurisés;
• imposition de restrictions à l’accès aux renseignements personnels;
• mesures de protection technologiques, tels que les mots de passe, les logiciels de sécurité et les barrières de sécurité, pour empêcher le piratage ou tout accès informatique non autorisé.

Destruction des renseignements personnels
La MTS entrepose et détruit les renseignements personnels en sa possession en faisant attention de prévenir tout accès non autorisé ou toute divulgation non autorisée.

Mise à jour des renseignements personnels
Étant donné que la MTS utilise les renseignements personnels de ses membres pour offrir des services à ceux-ci, il est important que les renseignements soient exacts et à jour. En cas de modification de leurs renseignements personnels, on demande aux membres d’informer la MTS afin que cette dernière leur apporte les modifications nécessaires. La MTS adopte des mesures raisonnables pour corriger tout renseignement qui n’est pas exact, complet ou à jour.

Accès aux renseignements personnels
Les membres peuvent demander l’accès à tout renseignement personnel que la MTS a recueilli à leur sujet en communiquant avec l’agent de protection de la vie privée de la MTS.

Refus d’accès
Les droits des membres en matière d’accès aux renseignements personnels ne sont pas absolus.

La MTS peut refuser à un membre l’accès à ses renseignements personnels lorsque

• le refus d’accès est exigé aux termes de la loi;
• l’accès permettrait de révéler des renseignements qui font l’objet d’un litige;
• l’octroi de l’accès aurait des incidences déraisonnables sur la vie privée d’autres personnes;
• l’accès pourrait nuire aux politiques et au fonctionnement de la MTS;
• la demande d’accès est futile ou vexatoire.

Si elle refuse à un membre l’accès aux renseignements personnels ou refuse de les corriger, la MTS fera connaître à ce dernier les motifs de sa décision.

Accès par des tiers
La MTS a conclu des ententes avec des tierces parties qui stipulent ce qui suit : lorsqu’une tierce partie reçoit des renseignements personnels de la MTS, elle doit conserver les renseignements et les protéger contre toute utilisation non autorisée ou non intentionnelle. La MTS ne divulgue pas des renseignements personnels à une tierce partie afin que cette dernière les utilise pour commercialiser des produits ou des services. La MTS ne vend pas ses listes de membres à des tierces parties.

Modifications apportées à la présente politique
Étant donné que la MTS passe périodiquement en revue toutes ses politiques et procédures, elle peut modifier sa politique de confidentialité à l’occasion.

Demandes d’accès et questions
Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet des renseignements personnels, veuillez communiquer avec l’agent de protection de la vie privée de la MTS à l’adresse suivante :

Agent de protection de la vie privée
Manitoba Teachers’ Society
191, rue Harcourt
Winnipeg (MB) R3J 3H2
Appels sans frais : 1-800-262-8803
Téléphone : (204) 888-7961

Cette politique a été modifiée le 14 décembre 2005.

The Manitoba Teachers’ Society (the Society) understands the importance of its members’ privacy and the sensitivity of personal information. The Society is committed to protecting privacy in its collection, use, and distribution of personal information. This Policy outlines how the Society manages its members’ personal information and safeguards privacy.

What is personal information?
Personal information is information about an identifiable individual such as name, age, income, ethnic origin, personal email, home addresses, and home telephone numbers. Personal information does not include the work title, business address or business telephone number of an employee. This exception has been referred to as “business card” or “non-personal” information. The Society uses both personal and non-personal information when providing services to its members.

Purpose of collecting personal information
The Society collects and uses personal information to be able to provide its members with services as well as to develop and enhance its service to its members. For example, the Society collects, uses, and discloses personal information to:

• create a mailing list for distribution of Society materials;
• communicate with members about activities of the Society;
• maintain membership information;
• administer benefit plans;
• collect dues;
• investigate, process, and arbitrate grievances;
• investigate workplace disputes;
• create Society statistics;
• provide professional development opportunities

How does the society collect personal information?
The Society collects personal information about members in a variety of ways including the following:

• Voluntarily from members
• Conference/Workshop registration forms
• Information provided by School Divisions

How does the society use personal information?
Personal information may be collected, used or disclosed for any of the purposes set out above.

The information collected is used to fulfil our obligations to members as specified in The Manitoba Teachers’ Society Policy Handbook, including the constitution and by-laws to provide specific services as required, and to fulfil our role as the bargaining agent representing members. The uses of personal information include:

• To identify members;
• To confirm eligibility for services;
• To comply with various professional, legal, and regulatory requirements;
• To provide services related to grievances, legal services, and assistance;
• To conduct research.

No consent required
The Society does not require its members’ knowledge and consent before collecting and using their information when this information is required for the investigation of a breach of a contract or contravention of the law.

Consent
When members complete an application for benefits in the Disability Benefits Plan or sign any Society form, members consent to the use of their personal information by the Society for the purposes listed above and to the sharing of personal information with third parties by the Society.

Disclosure of personal information
Under certain circumstances, the Society will disclose its members’ personal information:

• When members have consented to the disclosure;
• If the disclosure is required to comply with a subpoena or warrant issued or an order made by a court, person or body with jurisdiction to compel the production of information, or to comply with rules of court relating to the production of records;
• When the services the Society is providing requires it to give information to third parties (for example, administrators of benefit plans, mailing services), members’ consent will be implied, unless members tell us otherwise; and
• When it is used for the purpose of acting in respect of an emergency that threatens the life, health or security of an individual.

Limits on the use and retention of personal information
The Society will not disclose sensitive information for a new purpose beyond that to which members have consented. Members may withdraw consent at any time upon reasonable notice, subject to legal or contractual restrictions.

Personal information is retained by the Society for a period that is reasonable to fulfil the purpose for which the information was collected. Once this reasonable period has expired the Society destroys the personal information using appropriate methods.

The Society collects sensitive information such as personal health information as part of providing service to its members. This information may be required as part of resolution of a work place dispute or grievance, for the employee assistance programs or for insurance purposes. Special measures, such as restricted access to physical and electronic files, are in place to ensure that this data is treated securely.

Security of information
The Society takes all reasonable precautions to ensure that personal information is kept safe from loss, unauthorized access, modification or disclosure. Among the steps taken to protect information are:

• Premises security;
• Storing of files in secure cabinets or offices;
• Restricted file access to personal information; and
• Technological safeguards like computer passwords, security software, and firewalls to prevent hacking or unauthorized computer access.

Destruction of personal information
The Society shall take care when storing or destroying its members’ personal information in order to prevent unauthorized access or disclosure .

Updating personal information
Since the Society uses its members’ personal information to provide services to members, it is important that the information be accurate and up-to-date. Members are asked to inform the Society if any of their information changes. The Society will take reasonable steps to correct any information that is not accurate, complete or up-to-date.

Access to information
Members may request access to any personal information that the Society holds about them by contacting the Society’s Privacy Officer.

Denial of access
A member’s rights to access personal information are not absolute.

The Society may deny access when:

• Denial of access is required by law;
• Access would reveal information that is the subject of litigation;
• Granting member access would have an unreasonable impact on other people’s privacy;
• Access could harm the Society’s position; and
• The request is frivolous or vexatious.

If the Society denies a member’s request for access to information or refuses to correct information, the Society shall explain why.

Third party access
The Society has agreements with other parties that, when they receive personal information from the Society, the personal information will be safeguarded and protected from unauthorized use or unintended use. The Society does not disclose personal information to any third party to enable them to market their products and services. The Society does not sell member lists to third parties.

Changes to this policy
Since the Society regularly reviews all of its policies and procedures, the Society may change this Privacy Policy from time to time.

Access requests and questions
If you have any questions or concerns regarding personal information, please contact the Society’s Privacy Officer.

Contact information:
Privacy Officer
The Manitoba Teachers’ Society
191 Harcourt Street
Winnipeg , MB R3J 3H2
Toll Free: 1-800-262-8803
Phone: (204) 888-7961

This policy was last updated: December 14, 2005